Siamo quasi alla fine di gennaio e sebbene dicembre sia il mese dei bilanci, ci sono ancora alcuni CPO immersi nei loro conti per cercare di redigere il bilancio degli acquisti.

Il Budget degli acquisti inizialmente era un po’ sottovalutato, infatti, era raro vedere rappresentanti del procurement seduti ai tavoli per la definizione del budget.

Tuttavia, negli ultimi anni, le cose stanno cambiando, infatti, l’ufficio acquisti redige il proprio budget che viene preso in considerazione per le proiezioni di fatturato e dei potenziali ricavi dell’azienda.

Redigere il budget degli approvvigionamenti, non è semplice, infatti, esistono diverse modalità per fare delle proiezioni sui costi e queste variano in base alla cultura aziendale.

Qui di seguito, però, abbiamo raccolto alcuni dei trucchi e suggerimenti principali che possono aiutare tutte le imprese a redigere un budget degli acquisti.

1. Identifica i beni e i servizi di cui hai bisogno

Il primo passo nel processo di approvvigionamento è identificare i beni e i servizi richiesti dall’azienda.

Un punto di partenza potrebbe essere l’analisi di tutte le RdA ricevute nel corso dell’ultimo anno e fare una proiezione da quelle. Comprendere se ci saranno acquisti straordinari e da lì redigere un elenco.

2. Ricerca le opzioni del fornitore

La fase successiva consiste nel reperire potenziali fornitori. Se hai dei dubbi, noi abbiamo definito alcuni KPI per la valutazione dei fornitori. Il processo di scouting dei fornitori molto spesso può essere abbastanza lungo e richiede un laborioso processo di negoziazione. Quindi per questo cerca di farlo per tempo, magari con un’organizzazione del budget in quarter.  

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3. Ottieni il consenso dagli altri stakeholder

Nel budget degli acquisti, è necessario avere l’approvazione dal finance e dalla contabilità. Tutti questi stakeholder devono riunirsi e redigere un piano. In questo modo, finanza e contabilità possono identificare eventuali risparmi ottenuti dagli acquisti. Inoltre, il consenso degli stakeholder rilevanti promuove la credibilità e la legittimità del budget degli approvvigionamenti.

4. Rispetta il tuo budget degli acqusti

È necessario incorporare la disponibilità del budget nel processo di richiesta di acquisto. L'addetto agli acquisti dovrebbe sapere quanto budget è disponibile per una determinata categoria di acquisto, in questo modo, infatti, potrà accelerare il tempo del ciclo di acquisto. Dovrebbe anche far sapere al venditore quanto è disposto a spendere per la merce. È importante assicurarsi che gli acquisti rientrino nei parametri aziendali stabiliti.

5. La tecnologia viene in tuo aiuto

Utilizzare un software di e-procurement può aiutare nella definizione dei bilanci. La piattaforma è utile nella fase di budgeting perché può aiutare ad effettuare delle proiezioni di costi per i differenti quarter. Inoltre questa tecnologia può aiutare ad ottimizzare i costi grazie ai sistemi di scouting integrati o con la possibilità di indire delle aste online mettendo così in competizione i diversi potenziali fornitori.

Redatto il budget, non finisce lì, l’attività dell’ufficio acquisti continua monitorando i costi di volta in volta, riallocando alcune delle voci di costo o riducendone altre in base alle esigenze che si presentano durante l’anno.

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