Grazie al sempre più crescente interesse per la digitalizzazione di impresa e in attesa dei provvedimenti e gli incentivi del governo per una sua attuazione, sono tanti i responsabili degli uffici acquisti che stanno cercando la loro soluzione ideale per la digitalizzazione degli approvvigionamenti.

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Noi di Studio Amica lavoriamo nel procurement da più di 15 anni, sviluppando soluzioni per la PA e per le aziende. Grazie alla nostra esperienza vogliamo condividere con te alcuni elementi che devi tenere in considerazione quando scegli una software di e-procurement.

1 - Deve essere una soluzione basata su cloud

Qualsiasi tecnologia di eProcurement deve essere basata su cloud. Siamo in un'era in cui la trasformazione digitale ha cambiato radicalmente il nostro rapporto con la tecnologia e saresti svantaggiato se scegliessi una soluzione che non sfrutta il cloud.

Ecco perché:

• la tecnologia cloud ti aiuta a lavorare ovunque e in qualsiasi momento perché è accessibile sul Web dal tuo browser preferito;
• è molto più economica delle soluzioni on-premise perché i fornitori di servizi cloud possono acquistare in blocco hardware in un unico momento;
• viene mantenuto e aggiornato centralmente dal tuo fornitore della piattaforma, risparmiandoti il ​​fastidio di doverti preoccupare di installare tu stesso gli aggiornamenti.

Quindi, quando contatti un fornitore di eProcurement, ponili alcune di queste semplici domande:

1. La tua soluzione è basata su cloud? Se sì, su quale piattaforma è ospitato?
2. Posso accedere alla tua soluzione su diversi dispositivi? Quali?
3. Quali accreditamenti ha la tua piattaforma di eProcurement? Ex. ISO27001 e ISMS, ISO9001 ecc.

2 – La soluzione di e-procurement scelta dovrebbe servirti per automatizzare alcuni processi routinari

Stufo di impostare promemoria per la scadenza dei contratti? O frustrato di dover correre in giro a raccogliere firme di persone che hanno bisogno di firmare contratti nuovi o rinnovare? Sì, lo pensavamo! Qualsiasi soluzione di eProcurement deve ridurre la monotonia amministrativa associata alle attività sopra identificate. In caso contrario, non vale il tuo tempo.

Ecco il tipo di attività che ci aspettiamo che il software di eProcurement automatizzi:

• Flussi di lavoro per assicurarsi che gli ordini di acquisto vengano distribuiti alle parti interessate quando vengono effettuate le richieste
• Le approvazioni vengono inviate alle parti interessate pertinenti quando gli ordini di acquisto devono essere fatturati, evitando la necessità di inserire i dati
• Abbinamento automatico delle fatture agli ordini di acquisto

3 – Deve facilitare il lavoro del team acquisti

Il COVID-19 ci ha insegnato a fare smart working in un modo differente, quindi, qualsiasi soluzione di eProcurement dovrebbe essere accessibile ovunque e dovrebbe supportare il tuo team ad essere produttivo come lo è in ufficio.

Ciò significa che il software e tutte le sue funzionalità (senza limiti) devono essere basati su cloud.

Quindi, non solo selezionare funzionalità come approvazioni e flussi di lavoro, l'intero sistema di eProcurement dovrebbe funzionare ovunque e in qualsiasi momento.

4- Deve consentirti di risparmiare

Una delle principali funzioni di una piattaforma di e-procurement è sicuramente di consentirti di risparmiare. Quindi prima di adottare un software di e-procurement, dovresti valutarne un prezzo che possa essere in linea con il tuo budget.

Dopo di che assicurati che la piattaforma abbia dei moduli come lo scouting dei fornitori o la possibilità di indire una RdO utilizzando un sistema d’asta a ribasso garantendoti in questo modo un notevole risparmio sul tuo TCO.

5 – Integrazione con i tuoi sistemi aziendali

Integrazione. Nel campo del procurement questa è una parola potente. Qualsiasi fornitore di soluzioni di eProcurement deve essere in grado di fornire prove dimostrabili che possono integrarsi prontamente con una gamma di sistemi ERP.

Dovresti anche considerare le integrazioni anche per gli strumenti finanziari, quindi come il software di contabilità. Cerca una tecnologia che possa essere implementata rapidamente e personalizzata per collegare insieme tutti i tuoi sistemi disparati, perché è importante assicurarsi che tutti i pacchetti software funzionino insieme senza problemi.

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