I CEO possono in qualche modo trascurare i debiti correnti mentre si concentrano sulla crescita complessiva e sulla strategia d’impresa. In realtà, la prestazione delle passività correnti può influire sul capitale circolante, sul costo e sull'efficacia dell'intero processo Procure to pay e sui rapporti dell'azienda con i principali fornitori – tutti fattori che dovrebbero essere tanto importanti per il vostro CEO quanto le vendite e il profitto.

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L’efficienza operativa, la destrezza finanziaria e la capacità di approvvigionamento della vostra organizzazione sono indissolubilmente interconnesse e rappresentano un vantaggio competitivo. Quindi, se i vostri CEO perdono interesse quando i debiti vengono menzionati, ecco sette indicatori chiave di prestazione che daranno loro una visione significativa della salute del vostro dipartimento e del suo impatto sull’intera organizzazione.

Metrica n. 1 - Costo medio per tipo di fattura

Questa è una misura ovvia quando si tratta dell'elaborazione automatizzata delle fatture, eppure una delle più difficili da calcolare, dato il numero di passaggi che comporta. Non tutte le fatture sono uguali: quelle con eccezioni e fatture non relative a Ordini di Acquisto potrebbero costare di più di quelle standard. Può essere molto utile fare riferimento a uno studio di benchmarking che indica misure medie per determinare in che modo la prestazione dei vostri debiti correnti si confronta con quelle dei colleghi. I potenziali risparmi ottenibili grazie all'automazione delle fatture sono considerevoli.

Metrica n. 2 - Tempo medio di elaborazione della fattura

Più è lungo il tempo medio necessario per elaborare una fattura, più è probabile che il team Finance rimanga bloccato su compiti a basso costo e ad alta intensità di lavoro piuttosto che concentrarsi su attività strategiche e decisionali. Le stime di mercato variano in base alle dimensioni e al tipo di organizzazione, ma il tempo di elaborazione per fattura tipico nelle unità con le migliori prestazioni è di circa 3-4 giorni, mentre i ritardi durano in media 17 giorni.

Metrica n. 3: Sconti acquisiti e offerti

Quando i processi relativi ai Debiti Correnti sono ottimizzati, le fatture possono essere elaborate più rapidamente, consentendo alla vostra azienda di usufruire di sconti per pagamenti anticipati. Tenete traccia del valore monetario e del numero di sconti persi e considerate la possibilità di utilizzare dei ‘codici’ per identificare come e perché non state usufruendo delle opportunità di sconto. Per migliorare questo indicatore, cercate una soluzione di elaborazione delle fatture che vi avviserà automaticamente quando sta per scadere un’opportunità di sconto, per attivare un pagamento tempestivo.

Metrica n. 4 - Ritardi nei pagamenti e sanzioni

A nessuno piace soffermarsi sulle cattive notizie, ma ignorare questa metrica è a vostro rischio e pericolo. Maggiore è la percentuale di pagamenti tardivi, maggiore sarà il denaro che le vostre aziende perderanno - spesso inutilmente - attraverso commissioni e interessi legali, per non parlare del danno alla reputazione. Anche se l'obiettivo che comporta che il 100% dei pagamenti sia puntuale è ambizioso, non abbiate paura di alzare il livello - una buona reputazione dovuta al pagamento tempestivo verso creditori può pagare dividendi in termini di relazioni con i fornitori e negoziazioni.

Metrica n. 5 - Numero di richieste, discrepanze e dispute con i fornitori

Ovviamente, più bassa è questa cifra, meglio è. La gestione delle richieste dei fornitori, le discrepanze e le dispute sottraggono risorse preziose e ciò comprometterà una maggiore efficienza delle Passività Correnti. L'automazione della fattura elettronica dovrebbe ridurre il volume delle interazioni con i fornitori, eliminando le opportunità di introdurre l’errore umano e fornendo un canale inequivocabile per la trasmissione elettronica dei documenti, che riduce il rischio di duplicare fatture e pagamenti.

Metrica n. 6 - Percentuale di fatture dirette

Le eccezioni richiedono una rilavorazione manuale prima di poter essere approvate e comportano pagamenti in ritardo, maggiori costi operativi e fornitori insoddisfatti, rendendole una delle maggiori fonti di attrito fra chi si occupa dei Debiti Correnti e il Procurement. Per aumentare l'elaborazione diretta, è necessario un processo automatizzato per la consegna delle fatture nel sistema Debiti Correnti e un flusso di lavoro intelligente per far fronte alle inevitabili eccezioni rimanenti (che dovrebbero scendere a circa il 10% o meno).

Metrica n. 7 - ROI sull'automazione delle fatture

La funzione Debiti Correnti è spesso in ritardo quando si tratta di automatizzare il ciclo del flusso di cassa: un numero maggiore di aziende ha automatizzato le proprie buste paga e costi del personale rispetto ai processi relativi ai Debiti Correnti. La digitalizzazione e l'ottimizzazione offrono la visibilità e la trasparenza di cui il CEO ha bisogno in tempo reale per guidare il processo decisionale strategico, l'efficienza e la crescita. Investire nell'automazione delle fatture produrrà quasi certamente un aumento significativo di tutti gli indicatori chiave di prestazione dei Debiti Correnti.

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