L’attività svolta dall’ufficio acquisti è parte importante per la creazione di valore in azienda, influenzando la gestione del servizio e della produzione e contribuendo così alla profittabilità.

Come ogni funzione, anche quella del procurement ha bisogno di KPI chiari e precisi che ne consentono la valutazione dell’andamento dell’ufficio acquisti e l’elaborazione concreta di obiettivi e strategie.

Cosa sono i KPI dell’ufficio acquisti?

I KPI dell’ufficio acquisti sono dei valori misurabili che tengono traccia di tutti gli aspetti rilevanti relativi all’ottenimento dell'acquisto di beni e servizi e servono a monitorarne l'efficienza della gestione degli approvvigionamenti di un'azienda. Questi tipi di KPI aiutano un'organizzazione a ottimizzare spesa, qualità, tempo e costi.

Esempi di KPI del procurement

Ecco di seguito 6 dei principali KPI utilizzati dai nostri CPO

#1 Numero di Fornitori

Questo tipo di KPI è particolarmente rilevante, infatti, l’obiettivo dell’ufficio acquisti è quello di garantire il giusto mix di fornitori per categoria. Avere un solo fornitore crea uno stretto legame di dipendenza e allo stesso tempo è difficile gestire le situazioni di emergenza, di contro, avere troppi fornitori non è redditizio in quanto si riduce la possibilità di sconti.

Oltre al numero di fornitori è importante prendere in considerazione tutta una serie di KPI specifici per la valutazione dei fornitori.

#2 Tasso di conformità (Compliance Rate)

Il Compliance Rate aiuta a valutare la conformità del fornitore ai requisiti aziendali. Questo tipo di tasso tiene in considerazione: tempi di consegna, offerte di sconti esclusivi, tempo massimo di reazione in caso di ritardi o problemi, modalità di pagamento, ecc. Le metriche che contribuiscono a questo KPI sono il rapporto tra fatture contestate e fatture totali per un determinato fornitore. Per un'azienda di medie dimensioni, un tasso di conformità complessivo del 50% è un obiettivo KPI di acquisto ragionevole.

#3 Qualità del Fornitore

Questa è una delle metriche fondamentali dell’ufficio acquisti. Quest’indice aiuta a valutare le relazioni con i fornitori presenti e future. Se ad esempio, un fornitore presenta un basso punteggio di qualità, allora vengono implementate misure correttive fino a quando questi problemi non vengono risolti. Generalmente per questo tipo di metrica si tiene conto della tipologia di fornitore e del suo posizionamento sulla matrice di Kraljich

#4 Ciclo dell'ordine di acquisto

La durata del ciclo dell'ordine di acquisto è il tempo che intercorre tra l'invio di una richiesta di acquisto e il trasferimento al fornitore. Il ciclo in questione comprende: creazione dell'ordine, l'approvazione, la consegna, la generazione della fattura e il pagamento. Il tempo del ciclo PO può variare da ore a giorni.

#5 Acquisti in budget e per tempo

Garantire che gli acquisti vengano completati entro il tempo stabilito e che la spesa rientri nel budget è fondamentale per l'ufficio acquisti. Il monitoraggio di questo KPI aiuta i responsabili dell'approvvigionamento a identificare le lacune nella pipeline di approvvigionamento e nell'utilizzo delle risorse.

#6 Tasso di acquisti di emergenza

È normale che un'azienda abbia richieste ad hoc, ma avere un numero elevato di acquisti non pianificati si riflette negativamente sulla strategia di approvvigionamento. Il rapporto di acquisto di emergenza è un KPI che mette in luce gli ordini non pianificati. Gli acquisti di emergenza vengono generalmente effettuati a prezzi di acquisto più alti. Un numero di acquisti di emergenza aiuta le aziende a risparmiare, semplifica gli approvvigionamenti e garantisce maggiore continuità delle merci. Monitorare questi tipi di KPI nel processo di approvvigionamento diventano fondamentali per l’ufficio acquisti.

Uno strumento digitale come un software di e-procurement può aiutare nella gestione di questi KPI, grazie soprattutto ad un sistema di reportistica integrata o una dashbord digitale che consente di presidiare correttamente l’intero processo d’acquisto.

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