Che cos'è il Procure to Pay / P2P nel procurement?
Cos'è il Procure to Pay?
Il Procure to Pay, noto anche come Purchase to Pay e abbreviato P2P, comprende una serie di fasi che descrivono il processo end-to-end, di un'organizzazione che ordina un prodotto o servizio dai fornitori, fino all’effettuazione del pagamento per tali prodotti o servizi. Le fasi principali di questo processo sono l'ordinazione del prodotto, i requisiti richiesti al fornitore, l'autorizzazione del budget, la conferma di ricezione della merce e l'elaborazione della fattura. Tutti processi oramai automatizzati grazie all'utilizzo di software di e-procurement.
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Inizia con un acquirente che stabilisce le sue esigenze riguardo particolari beni o servizi. La richiesta viene quindi presentata ai fornitori disponibili, che forniranno all'acquirente i prezzi e i termini di acquisto. L'acquirente può perciò inoltrare le proprie richieste al fornitore selezionato.
A seconda della struttura dell'organizzazione, alcune richieste potrebbero richiedere l'approvazione, o il budget potrebbe dover essere autorizzato prima di inviare un Ordine di Acquisto (Purchase Order-PO). Una volta approvato, l'ordine di Acquisto verrà inviato al fornitore, che processerà l'ordine e consegnerà i beni o i servizi richiesti.
In genere, l'acquirente manderà al fornitore una conferma di ricevuta della merce e di conseguenza, il fornitore emetterà una fattura con il numero di Ordine di Acquisto generato in precedenza. Quando la fattura a triplice riscontro viene convalidata, l'acquirente provvede a effettuare il pagamento dell’ordine.
Cos'è una fattura a triplice riscontro?
Una fattura a triplice riscontro è una metodologia utilizzata dal dipartimento responsabile dei debiti correnti o di finanza durante l'elaborazione delle fatture ricevute dai fornitori. E’ un ottimo modo per le organizzazioni di salvaguardare i loro beni, in quanto permette di evitare fatture fraudolente o di pagare l'importo errato. Il team Finance controlla i seguenti documenti necessari per una fattura a triplice riscontro:
- La fattura emessa dai fornitori e rilasciata all’acquirente
- L’ Ordine di Acquisto inviato dall'acquirente
- La conferma di ricezione della merce
Una volta che c'è una corrispondenza in termini di quantità, prezzo per unità e termini e condizioni, la fattura viene convalidata e il pagamento può essere elaborato.
Cosa ne dici di un software E-procurement per effettuare le attività P2P?
Il sistema P2P, è fondamentale nei processi di eProcurement infatti è possibile eseguire tutti gli step sopra menzionati in modo completamente automatizzato, il che significa che non è più necessario inserire manualmente i dati o bussare alla porta del vostro capo per chiedere approvazione. Ad esempio, utilizzando una piattaforma di eprocurment, una volta che viene presentata la richiesta, la piattaforma la indirizza automaticamente alla persona giusta per l'approvazione, invia l'Ordine d’Acquisto e la conferma di ricezione ai fornitori facilitando il triplice riscontro: è sostanzialmente un processo completamente touchless.
In effetti, l'elaborazione Procure to Pay rappresenta quasi un terzo del costo complessivo delle operazioni finanziarie e di approvvigionamento e un sistema di alto livello può aiutare a migliorare l'efficienza amministrativa e ridurre tali costi fino all'80%.
Il software aiuta anche le organizzazioni a garantire la conformità della spesa e ridurre le spese che non rispettano le condizioni contrattuali negoziate. Con un sistema di marketplace, i dipendenti trovano e selezionano beni e servizi in modo molto semplice, allo stesso modo in cui effettuate gli acquisti online. Con questa esperienza di acquisto guidata, le organizzazioni possono garantire che i propri dipendenti acquistino sempre dai fornitori giusti al giusto prezzo e, successivamente, riducano le temute spese non conformi alle condizioni contrattuali negoziate.
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